Asunnon ostajan ja myyjän tietopankki

Blogivieras, tekniikan tohtori Jari Virta Kiinteistöliitto Uusimaasta kirjoittaa taloyhtiön korjaushankkeen riskienhallinnasta, ja parhaista käytännöistä riskien vähentämiseksi. 

Asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Kun taloyhtiön korjaushanke on laaja tai koskee kiinteistön keskeisiä rakenteita tai teknisiä järjestelmiä, huolellisesti toimiva hallitus hankkii hankkeeseen tarvittavat palveluntuottajat ja varmistuu hankittujen palveluntuottajien riittävästä pätevyydestä ja ammattitaidosta.

Taloyhtiön korjaushankkeisiin voi liittyä monenlaisia riskejä, jotka voivat vaikuttaa hankkeen onnistumiseen. Riskit voivat liittyä teknisiin tai korjaushankkeen toteutumiseen liittyviin asioihin. Taloyhtiön hallituksen on otettava riskienhallinta huomioon heti hankkeen alussa. Ennakoiva riskienhallinta on olennainen osa laajaa ja/tai haastavaa korjaushanketta. Riskienhallinnassa onkin kyse pitkälti tulevaisuuden ennakoinnista ja haluttua tulevaisuutta uhkaavien tekijöiden poistamisesta.

Riskienhallinta koostuu neljästä osasta: riskien tunnistamisesta, niiden arvioinnista, vastatoimien suunnittelusta ja seurannasta.

1. Riskien tunnistaminen

Riskienhallinta alkaa riskien tunnistamisella. Tämä vaihe voi sisältää esimerkiksi asiantuntijoiden konsultoinnin, historiatietojen analysoinnin ja sidosryhmien haastatteluja. Tarkoituksena on kartoittaa potentiaaliset riskit, jotka voivat vaikuttaa valmisteilla olevan hankkeen onnistumiseen.

Tunnistetut riskit dokumentoidaan niin, että niistä nähdään riskin aiheuttaja, todennäköisyys ja mahdollinen vaikutus.

2. Riskien arviointi

Tunnistetut riskit voidaan luokitella niiden todennäköisyyden ja vaikutuksen perusteella. Tämä auttaa priorisoimaan riskit, joihin on syytä kiinnittää eniten huomiota. Riskien arvioinnissa voidaan hyödyntää esimerkiksi riskimatriisia, joka visualisoi niiden todennäköisyyden ja vaikutuksen, mikä helpottaa vastatoimien suunnittelua ja valvontaa.

Riskien arvioinnissa voidaan hyödyntää esimerkiksi potentiaalisten ongelmien analyysiä (POA-menettely). Analyysin laadinta on ryhmätyötä hankkeeseen osallistuvien tahojen kanssa ja siinä pyritään hahmottamaan mahdollisia ongelmia ja niihin varautumista hankkeen eri vaiheissa.

3. Vastatoimien suunnittelu

Tässä vaiheessa suunnitellaan vastatoimet kunkin merkittävän riskin hallitsemiseksi. Ne voivat olla ennaltaehkäiseviä ja/tai korjaavia. Jos jokin työvaihe on kriittinen, voidaan sen yhteyteen edellyttää esimerkiksi ennaltaehkäiseviä laadunvarmistustoimia valvontoineen ja dokumentointeineen.

Vastatoimien suunnittelun yhteydessä päätetään myös eri tahojen vastuut ja roolit riskienhallinnassa. On tärkeää, että jokaisella tunnistetulla riskillä on nimettynä vastuutaho, joka vastaa sen hallinnasta.

4. Seuranta ja raportointi

Riskienhallinta on jatkuva prosessi, joka jatkuu koko hankkeen ajan. Riskirekisteriä päivitetään säännöllisesti ja uusia riskejä lisätään tarpeen mukaan. Riskienhallinnan tilasta raportoidaan säännöllisesti hankkeen johdolle ja muille sidosryhmille. Tämä pitää kaikki osapuolet tietoisina mahdollisista ongelmista ja niihin liittyvistä varautumistoimista.

Riskienhallinnan parhaat käytännöt

1. Hanki haastaviin hankkeisiin pätevät (koulutus ja kokemus) ja ammattitaitoiset palveluntuottajat, kuten projektinjohtaja, suunnittelijat, valvojat ja urakoitsijat, jotka tuntevat korjaushankkeiden erityispiirteet.
2. Projektinjohtaja vastaa rakennuttamistehtävien suorittamisesta ja päätösten valmistelusta rakennuttajalle (taloyhtiö), joka tekee aina lopulliset päätökset.
3. Panosta huolelliseen suunnitteluun ja riskien ennakointiin jo hankkeen alkuvaiheessa.
4. Laadi palveluntuottajien kanssa selkeät ja kattavat sopimukset, joissa on huomioitu riskienhallinta ja vastuunjako.
5. Varmista tehokas kommunikointi ja yhteistyö kaikkien osapuolten kesken. Avoin tiedonkulku auttaa ennakoimaan ja hallitsemaan riskejä.
6. Varaudu odottamattomiin tilanteisiin varaamalla budjettiin riittävä puskuri ja aikatauluun joustovaraa sekä huolehtimalla riittävästä vakuutusturvasta.

Riskienhallinta on keskeinen osa taloyhtiön korjaushanketta. Huolellinen riskien tunnistaminen ja niiden arviointi sekä vastatoimien suunnittelu ja seuranta auttavat minimoimaan hankkeeseen kohdistuvat riskit ja varmistavat hankkeen sujuvan toteutuksen.

Hyödyntämällä parhaita käytäntöjä taloyhtiö voi toteuttaa korjaushankkeensa aikataulussa ja budjetissa, välttäen suurimmat sudenkuopat.

Jari Virta on tekniikan tohtori. Hän työskentelee rakennustekniikan kehityspäällikkönä Kiinteistöliitto Uusimaalla. Jarilla on luottamustehtäviä mm. Rakennustietosäätiö RTS:ssä, Eurofins Expert Services Oy:ssä, Suomen LVI-liitto SuLVI ry:ssä, Rakennus-, LVI- ja kiinteistöalan henkilöpätevyydet FISE Oy:ssä ja Kiinteistöalan Koulutuskeskus Oy:ssä. Lisäksi hän on ollut mukana kirjoittamassa lukuisia ohje- ja tutkimusjulkaisuja, RT-kortteja sekä koulutusmateriaaleja.