Taloyhtiöiden yhtiökokouskausi lähestyy. Yhtiöiden osakeluettelot on pitänyt siirtää viime vuoden loppuun mennessä Maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään, mikä vaikuttaa myös yhtiökokouksen käytännön järjestämiseen.
Mistä saadaan osakkeenomistajien yhteystiedot?
Aikaisemmin osakkaat ilmoittivat yhteystietonsa suoraan yhtiölle, yleensä isännöintiyritykseen. Nykyisin osakkaan tulee ilmoittaa yhteystietonsa Maanmittauslaitokselle, joka tallentaa ne osakehuoneistorekisteriin. Osakeluettelon siirron yhteydessä yhtiölle aikaisemmin ilmoitetut yhteystiedot (osoitteet ja mahdollisesti ilmoitetut sähköpostiosoitteet) on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään, eli näitä tietoja ei tarvitse ilmoittaa uudestaan.
Taloyhtiön tulee selvittää osakkaiden yhteystiedot yhtiökokouskutsun lähettämistä varten huoneistotietojärjestelmästä. Jos huoneistotietojärjestelmään on rekisteröity osakkaalle sekä postiosoite että sähköpostiosoite, yhtiö saa valita, kumpaa käyttää kutsun lähettämiseen.
Kenellä on oikeus osallistua yhtiökokoukseen?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan kaikilla osakkeenomistajilla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Osallistumisoikeuden edellytyksenä kuitenkin on, että osakkeenomistaja on yhtiökokousta edeltävänä päivänä (ns. yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) merkittynä Maanmittauslaitoksen ylläpitämään osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin.
Aikaisemmin osallistumisoikeus oli yhtiön itsensä ylläpitämään osakeluetteloon merkityillä tai sillä, joka esitti yhtiökokouksen alussa luotettavan selvityksen saannostaan. Enää ei ole mahdollista esittää selvitystä (asiakirjoja) saannosta yhtiökokouksessa. Ainoastaan siinä tapauksessa, jos osake on vaihtanut omistajaa ennen kuin kyseisen yhtiön osakeluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin, voi saannosta esittää kirjallisen luotettavan selvityksen yhtiökokouksen aluksi.
Vaikka yhtiön tiedossa olisi, että osake on vaihtanut omistajaa, täsmäytyspäivänä rekisteriin merkityllä osakkeenomistajalla on siis oikeus osallistua yhtiökokoukseen.
Mitä jos MML ei ole ehtinyt rekisteröidä osakkeen siirtoa?
Yhtiökokouksen osallistumisoikeus ratkeaa huoneistotietojärjestelmään tehtyjen kirjausten mukaan. MML:n käsittelyajat ovat venyneet, joten kaikkia luovutuksia ei välttämättä ole ehditty kirjata täsmäytyspäivään mennessä. MML on ilmoittanut, että omistajanvaihdostilanteisiin liittyvät kirjaamishakemukset menevät muiden edelle. Omaa kirjaamishakemustaan voi perustellusta syystä kiirehtiä, esim. yhtiökokoukseen vedoten.
Tästä huolimatta voi syntyä tilanteita, joissa osake on vaihtanut omistajaa, mutta uutta omistajaa ei ole rekisteröity täsmäytyspäivään mennessä. Tällaisessa tilanteessa uusi osakkeenomistaja voi pyytää aikaisemmalta omistajalta (esim. myyjältä) valtakirjan, jotta voi osallistua yhtiökokoukseen. Jos asuntokauppa tehdään ajankohtana, jolloin yhtiökokous lähestyy, kannattaa valtakirja pyytää varmuuden vuoksi jo asuntokaupan yhteydessä.
Jos osakkeensa jo myynyt tai muuten luovuttanut osakkeenomistaja saa kutsun yhtiökokoukseen, on hyvä ilmoittaa asiasta ostajalle/luovutuksensaajalle ja välittää kutsu sekä valtakirja hänelle.
Lue lisää
Huoneistotietojärjestelmä tulee - miten taloyhtiön osakkeenomistajan pitää toimia?